Справка: Внесение исправлений в первичные документы

 
            ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 
 
     Бухгалтерская  работа  непосредственно  связана  с  оформлением
первичных   учетных   документов.  В  настоящее  время  составляется
множество   различных   видов   документов,   на  основании  которых
производятся  записи  в  учете.  Статьей  9  Закона РБ от 18.10.1994
№ 3321-XII  «О  бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. Закона  РБ
от 25.06.2001 № 42-З) определено,  что факт совершения хозяйственной
операции   подтверждается   первичным  учетным  документом,  имеющим
юридическую  силу,  который  составляется ответственным исполнителем
совместно с другими участниками операции. Первичный учетный документ
должен  быть  составлен  в момент совершения операции, а если это не
представляется возможным - непосредственно после ее совершения.
     Принимая   во  внимание  человеческий  фактор,  при  оформлении
документов ошибки неизбежны. Однако при своевременном их обнаружении
и    исправлении   они   не   уменьшают   достоверности   учета, его
доказательной  силы. Следует отметить, что если ошибки, допущенные в
документах,   не   исправляются   в   соответствии   с  требованиями
законодательства, то документы могут терять юридическую силу.
     Все   документы   по  отношению  к  допускаемым  ошибкам  можно
подразделить на две группы:
     1) составленные корректно;
     2) составленные с ошибками (описками). 
     Происхождение  ошибок  может  быть различным: описки при записи
цифр,  наименований  ценностей и т.п. Ошибки, встречающиеся в учете,
принято классифицировать:
     - по причинам возникновения;
     - по значению;
     - по месту возникновения.
     Причины возникновения ошибки могут быть следующими: небрежность
работника, неисправность вычислительной техники и т.п.
     По  значению  выделяют два типа ошибок: локальные и транзитные.
Локальные  ошибки допускаются только в одном документе и не приводят
к   ошибкам   в  других  документах,  регистрах.  Транзитные  ошибки
автоматически переносятся из одного документа в другие.
     По  месту  возникновения выделяют ошибки в записях в тексте и в
числах.
     Ошибки  могут  быть  обнаружены  при  выписке документов (самим
составителем),  при  подписании (контролером или исполнителем) и при
приеме  и  разноске  по  регистрам  (бухгалтером),  а также машинным
путем.  Для  обеспечения  достоверности  учетных  данных  необходимо
выявлять и исправлять ошибки.
     Статьей  9  Закона  РБ  «О  бухгалтерском  учете  и отчетности»
определено,  что  в  первичных учетных документах стирание записей и
неоговоренные  исправления  не  допускаются.  Неправильные  записи в
первичных  учетных  документах  исправляются путем их зачеркивания и
надписи  правильных.  Зачеркивание  производится  одной  чертой так,
чтобы  можно  было  прочитать  исправленное.  Исправление  ошибки  в
первичном  документе  должно  быть  оговорено надписью «исправлено»,
подтверждено подписью лиц, подписавших документ, при этом необходимо
также проставить дату исправления. Если в слове неверна хотя бы одна
буква,  а  в  сумме - одна цифра, следует полностью зачеркнуть слово
или сумму.
     При  оформлении  документа  и исправлении ошибок не допускаются
стирание   и   замазывание   корректирующей  жидкостью,  заклеивание
неправильных записей, помарки, подчистки и любые другие исправления.
Следует отметить, что возможность исправления распространяется не на
все документы. Внесение исправлений, в т.ч. и оговоренных, например,
в  кассовые  документы  не  допускается.  В данном случае необходимо
составить  новый  документ.  При  этом,  если он не является бланком
строгой  отчетности,   испорченный   бланк   выбрасывается,  а  если 
является  -   его   аннулируют   (погашают  путем  перечеркивания  и 
проставления  надписи   «аннулировано»)  и  хранят  в соответствии с 
установленными требованиями.  Однако  нередко ошибки  обнаруживаются
после того, как документ составлен  и  проведен  в учете. Можно ли в
такой  ситуации  внести  исправления   и   как  это  сделать,  чтобы 
документ сохранил юридическую силу?
     Должностные  лица,  составившие и подписавшие первичные учетные
документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих
документов,  передачу  их  в  установленные  сроки  для  отражения в
бухгалтерском  учете,  а  также  достоверность  содержащихся  в  них
данных.
     Очень  часто  бухгалтеры  организаций  задают  вопрос: можно ли
вносить  исправления в первичные документы методом «красное сторно»?
Инструкцией  о  порядке  внесения исправлений в бухгалтерский учет в
случае обнаружения ошибок, утвержденной  постановлением  Минфина  РБ 
от 29.06.2005  № 83, определено,  что сторно  -  способ  исправления 
ошибок  в  регистрах   бухгалтерского  и  налогового   учета   путем 
составления бухгалтерской   проводки   с   отрицательными   числами. 
Эти  числа записываются  красными  чернилами   («красное   сторно»). 
При подсчете итогов   в   регистрах  бухгалтерского   и   налогового 
учета  числа, записанные красными чернилами, вычитаются.
     Исходя  из этой нормы законодательства можно сделать вывод, что
исправления  в  первичных  бухгалтерских документах методом «красное
сторно» не делаются.
     Рассмотрим,    в    какие    документы    в    соответствии   с
законодательством  разрешено внесение исправлений (и при этом они не
теряют юридической силы), а в какие - запрещено.
 
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————¬
|         Содержание записи           |          Обоснование        |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                     Бланки строгой отчетности                     |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Реквизиты в документах должны быть   |П.4 Положения о порядке      |
|написаны разборчиво и ясно.          |использования бланков строгой|
|Подчистки, помарки не допускаются.   |отчетности, утвержденного    |
|Исправление ошибочных записей        |постановлением Минфина РБ    |
|осуществляется методами,             |от 21.02.2002 № 21           |
|позволяющими установить дату,        |                             |
|основание поправки и лицо,           |                             |
|ее осуществившее. Исправления        |                             |
|не должны препятствовать прочтению   |                             |
|изначальной записи                   |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|В учетных документах стирание        |П.56 Инструкции о порядке    |
|записей и неоговоренные исправления  |изготовления бланков строгой |
|не допускаются. Неправильные записи  |отчетности и специальных     |
|в учетных документах исправляются    |материалов, утвержденной     |
|путем их зачеркивания и надписи      |постановлением Минфина РБ    |
|правильных                           |от 01.03.2002 № 30           |
|                                     |(с изменениями и             |
|                                     |дополнениями, внесенными     |
|                                     |постановлением Минфина РБ    |
|                                     |от 08.04.2005 № 46)          |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|            Товарно-транспортная накладная (форма ТТН-1)           |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|При заполнении накладной, в т.ч. и   |П.11 разъяснения Минфина РБ  |
|с применением ЭВМ, грузоотправитель  |от 15.07.2004 № 15-9/338     |
|не всегда располагает полной         |«О порядке применения        |
|информацией, предусмотренной         |товарно-транспортных и       |
|в накладной, например не известны    |товарных накладных»          |
|фамилия и инициалы водителя, номер   |(далее - Разъяснение         |
|маршрута, путевого листа и др.,      |Минфина № 15-9/338)          |
|если привлекается сторонний          |                             |
|грузоперевозчик; отдельные           |                             |
|реквизиты накладной могут быть       |                             |
|заполнены только грузоперевозчиком,  |                             |
|грузополучателем, дата выписки       |                             |
|накладной не совпадает с датой       |                             |
|отгрузки товара и др. Учитывая       |                             |
|изложенное, указание вручную         |                             |
|отдельных реквизитов накладной,      |                             |
|оформленной с применением            |                             |
|персональных ЭВМ, не противоречит    |                             |
|требованиям Инструкции               |                             |
|по заполнению товарно-транспортной   |                             |
|накладной формы ТТН-1                |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|Отсутствие номера путевого листа в   |Письмо ВХС РБ от 18.06.2004  |
|силу ст.9 Закона «О бухгалтерском    |№ 03-25/1651 «О первичных    |
|учете и отчетности» не препятствует  |учетных документах,          |
|принятию такой накладной к учету     |подтверждающих совершение    |
|                                     |хозяйственной операции»      |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|В случае перегрузки груза в пути     |П.20 Инструкции по заполнению|
|следования на другой автомобиль      |товарно-транспортной         |
|в строках «Владелец транспорта»,     |накладной (форма ТТН-1),     |
|«Водитель» и «Автомобиль» прежние    |утвержденной постановлением  |
|реквизиты зачеркиваются (так,        |Минфина РБ от 14.05.2001 № 53|
|чтобы их можно было прочитать) и     |(с изменениями и             |
|записываются новые данные.           |дополнениями, внесенными     |
|Это исправление должно быть          |постановлениями Минфина РБ   |
|заверено подписью работника,         |от 26.12.2001 № 130 и        |
|руководящего перегрузкой             |от 24.01.2003 № 8)           |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|           Товарно-транспортная накладная (форма ТТН-1),           |
|                   товарная накладная (форма ТН-2)                 |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Расчет покупателями (получателями    |П.13 Разъяснения Минфина     |
|товара) розничных цен, надбавок      |№ 15-9/338                   |
|(скидок), указание которых           |                             |
|не предусмотрено законодательством,  |                             |
|написание корреспонденции счетов и   |                             |
|другой информации на товарно-        |                             |
|транспортных и товарных накладных    |                             |
|поставщика Инструкцией               |                             |
|по заполнению накладных              |                             |
|не предусмотрено. Расчет следует     |                             |
|производить на отдельном бланке      |                             |
|(в отдельном регистре,               |                             |
|разработанном организацией)          |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|Примечание.                          |                             |
|Следует учитывать, что               |                             |
|в соответствии с п.3 Инструкции о    |                             |
|порядке внесения исправлений         |                             |
|в бухгалтерский учет в случае        |                             |
|обнаружения ошибок, утвержденной     |                             |
|постановлением Минфина РБ            |                             |
|от 29.06.2005 № 83, запись           |                             |
|корреспонденции счетов               |                             |
|бухгалтерского учета на свободном    |                             |
|месте первичного учетного документа  |                             |
|не считается ошибкой или искажением  |                             |
|данных бухгалтерского или            |                             |
|налогового учета                     |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|В случае обнаружения ошибок,         |П.16 Разъяснения Минфина     |
|неточностей в заполненной накладной  |№ 15-9/338                   |
|допускается делать исправления       |                             |
|способом, не мешающим прочтению      |                             |
|предыдущей записи, с обязательным    |                             |
|проставлением даты и подписи лица,   |                             |
|внесшего исправления, и заверением   |                             |
|внесенных исправлений печатью        |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|               Приходный кассовый ордер (форма КО-1)               |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Кассир обязан правильно заполнить    |Порядок заполнения приходного|
|все реквизиты приходного кассового   |кассового ордера формы КО-1, |
|ордера; исправления, хотя бы и       |утвержденный приказом        |
|оговоренные, в бланке ордера         |Минфина РБ от 29.10.1999     |
|не допускаются                       |№ 311 (с изменениями и       |
|                                     |дополнениями, внесенными     |
|                                     |постановлениями Минфина РБ   |
|                                     |от 01.04.2004 № 62 и         |
|                                     |от 28.05.2004 № 86)          |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|               Приходный кассовый ордер (форма КО-1в)              |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Бухгалтер обязан правильно           |Положение о порядке          |
|заполнить все реквизиты приходного   |заполнения приходного        |
|кассового ордера. Исправления, хотя  |кассового ордера формы КО-1в,|
|бы и оговоренные, не допускаются     |утвержденное постановлением  |
|                                     |Минфина РБ от 19.04.2001 № 43|
|                                     |(с изменениями и             |
|                                     |дополнениями, внесенными     |
|                                     |постановлением Минфина РБ    |
|                                     |от 09.07.2004 № 107)         |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|               Расходный кассовый ордер (форма КО-2)               |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Исправления, хотя бы и оговоренные,  |Положение о порядке          |
|в бланке ордера не допускаются       |заполнения расходного        |
|                                     |кассового ордера формы КО-2, |
|                                     |утвержденное постановлением  |
|                                     |Минфина РБ от 19.04.2001 № 43|
|                                     |(с изменениями и             |
|                                     |дополнениями, внесенными     |
|                                     |постановлением Минфина РБ    |
|                                     |от 09.07.2004 № 107)         |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|               Расходный кассовый ордер (форма КО-2в)              |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Исправления, хотя бы и оговоренные,  |Положение о порядке          |
|в бланке ордера не допускаются       |заполнения расходного        |
|                                     |кассового ордера формы КО-2в,|
|                                     |утвержденное постановлением  |
|                                     |Минфина РБ от 19.04.2001 № 43|
|                                     |(с изменениями и             |
|                                     |дополнениями, внесенными     |
|                                     |постановлением Минфина РБ    |
|                                     |от 09.07.2004 № 107)         |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                       Квитанция (форма КВ-1)                      |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Получатель денежных средств          |Порядок заполнения квитанции |
|(кассир) обязан правильно заполнить  |формы КВ-1, утвержденный     |
|все реквизиты квитанции.             |приказом Минфина РБ          |
|Исправления на бланках квитанций     |от 29.10.1999 № 311          |
|не допускаются                       |(с изменениями и             |
|                                     |дополнениями, внесенными     |
|                                     |постановлением Минфина РБ    |
|                                     |от 09.07.2004 № 108)         |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                        Талон (форма 20-ФС)                        |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Продавец (кассир) при реализации     |Порядок заполнения талона    |
|продукции (товаров, работ, услуг)    |формы 20-ФС, утвержденный    |
|обязан правильно заполнить все       |приказом Минфина РБ          |
|реквизиты талона. Исправления        |от 29.10.1999 № 311 (с       |
|на бланках талонов не допускаются    |изменениями и дополнениями,  |
|                                     |внесенными постановлениями   |
|                                     |Минфина РБ от 01.04.2004 № 62|
|                                     |и от 28.05.2004 № 86)        |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                 Путевой лист грузового автомобиля                 |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Представитель заказчика, указав      |Подп.3.3.4 Инструкции        |
|свою должность и фамилию, заверяет   |по изготовлению, учету,      |
|все произведенные записи своей       |заполнению и обработке       |
|подписью и штампом (печатью). Не     |путевых листов грузового     |
|подтвержденные повторной подписью    |автомобиля (приложение 2 к   |
|и печатью исправления считаются      |формам 3(с), 3(п), 4,        |
|недействительными                    |утвержденным постановлением  |
|                                     |Минфина РБ от 31.03.2000 № 31|
|                                     |«Об утверждении бланков      |
|                                     |путевых листов и инструкций  |
|                                     |по их заполнению» (с         |
|                                     |изменениями и дополнениями,  |
|                                     |внесенными постановлениями   |
|                                     |Минфина РБ от 02.01.2003 № 1 |
|                                     |и от 28.04.2003 № 68), далее |
|                                     |- постановление № 31)        |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                       Путевой лист автобуса                       |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|В соответствии с подп.3.3 путевой    |Инструкция по изготовлению,  |
|лист имеет отрывной талон            |учету, заполнению и обработке|
|заказчика, который является          |путевых листов автобуса      |
|подтверждением для предъявленного    |(приложение 1 к формам 1(р), |
|предприятием-перевозчиком счета      |1(н), 2(р), 2(н),            |
|на оплату транспортных услуг,        |утвержденным                 |
|выписанного на основании данных      |постановлением № 31)         |
|раздела путевого листа «Выполнение   |                             |
|задания».                            |                             |
|Представитель заказчика, указав      |                             |
|свою должность и фамилию, заверяет   |                             |
|все произведенные записи подписью    |                             |
|и штампом (печатью). Не              |                             |
|подтвержденные повторной подписью    |                             |
|и печатью исправления считаются      |                             |
|недействительными.                   |                             |
|В соответствии с подп.5.3 путевой    |                             |
|лист имеет отрывной талон            |                             |
|заказчика, который является          |                             |
|подтверждением для предъявленного    |                             |
|перевозчиком счета на оплату         |                             |
|транспортных услуг, выписанного      |                             |
|на основании данных раздела          |                             |
|путевого листа «Результаты работы».  |                             |
|Представитель заказчика, указав      |                             |
|свою должность и фамилию, заверяет   |                             |
|все произведенные записи подписью    |                             |
|и штампом (печатью). Не              |                             |
|подтвержденные повторной подписью    |                             |
|и печатью исправления считаются      |                             |
|недействительными                    |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                           Путевые листы                           |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Водителю запрещается вносить какие   |П.29 Типовой инструкции      |
|бы то ни было исправления в записи   |водителю легкового           |
|путевого листа                       |таксомотора, утвержденной    |
|                                     |постановлением коллегии      |
|                                     |Минтранса БССР и президиума  |
|                                     |БРК профсоюза рабочих        |
|                                     |автотранспорта и шоссейных   |
|                                     |дорог от 26.04.1990 № 10/8/41|
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
|                   Документы по перевозке грузов                   |
|—————————————————————————————————————–—————————————————————————————|
|Если перевозчик обнаружит            |П.496 Правил перевозки       |
|какую-либо ошибку в маркировке       |опасных грузов автомобильным |
|или документации, он должен          |транспортом в Республике     |
|незамедлительно уведомить об этом    |Беларусь, утвержденных       |
|грузоотправителя или                 |постановлением МЧС РБ        |
|грузополучателя с тем, чтобы можно   |от 08.11.2004 № 38           |
|было принять соответствующие меры    |                             |
|по исправлению ошибки                |                             |
|—————————————————————————————————————+—————————————————————————————|
 
     Напомним,  что  требование  правильности  оформления  первичных
документов  вытекает  из норм Указа Президента РБ от 16.01.2002 № 40
«О дополнительных  мерах по регулированию  экономических  отношений» 
(с изменениями  и  дополнениями).  Подпунктом   1.8   данного  Указа
установлено,   что   нарушение   порядка   составления  (оформления)
товарных,  товарно-транспортных  накладных,  платежных  инструкций и
других  первичных  учетных  документов  влечет  наложение  штрафа на
юридические   лица   в   размере   до   10%  суммы  денежной  оценки
хозяйственной  операции,  указанной  в  этих  документах. Указание в
первичных    учетных    документах    недостоверной   информации   о
хозяйственных  операциях влечет наложение штрафа на юридические лица
в  размере до 10% сумм денежной оценки соответствующих хозяйственных
операций.
     Следует  также  отметить,  что ранее у субъектов хозяйствования
возникали   проблемы   при  проверках  налоговыми  органами  порядка
оформления  первичных  бухгалтерских  документов, если на документах
проводилась  контировка,  т.е.  проставление  корреспонденции счетов
бухгалтерского учета. Проверяющие считали это нарушением и применяли
санкции,  установленные  Указом Президента РБ от 16.01.2002 № 40. Со
вступлением  в  действие Инструкции о порядке внесения исправлений в
бухгалтерский   учет   в  случае  обнаружения  ошибок,  утвержденной
постановлением  Минфина  РБ  от  29.06.2005  №  83, ситуация в корне
изменилась,  так как п.3 названной Инструкции закреплено, что запись
корреспонденции  счетов  бухгалтерского  учета  на  свободном  месте
первичного  учетного  документа  не считается ошибкой или искажением
данных бухгалтерского или налогового учета.
 
23.09.2005 г.
 
Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор
 
Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 36, 2005 г.
 
Для более детального изучения см.: 1. Вопрос-ответ
                                   2. Пособие
 
От редакции: В Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О
бухгалтерском учете и  отчетности» на  основании  Закона  Республики
Беларусь от 29.12.2006 № 188-З внесены изменения и дополнения.
     С 1 марта 2007 г. в Указ   Президента  Республики  Беларусь  от
16.01.2002   № 40  «О   дополнительных   мерах   по    регулированию
экономических  отношений» на основании Указа  Президента  Республики
Беларусь  от  01.03.2007 № 116 внесены изменения